展示会やイベントの現場では、「時間」は絶対的な支配者です。搬入時間に1分でも遅れれば、ブースの設営は大幅に遅れ、開場時に最高のアピールをすることができません。しかし、そんなタイトなスケジュールに限って、部品が足りない、パンフレットが届いていないといった「予期せぬトラブル」は起きるものです。
イベント担当者にとって、トラブル対応は避けては通れない道です。本記事では、展示会やイベントの現場を「物流の力」で救うための、特急配達活用術を解説します。
展示会の搬入には厳格なタイムスケジュールが存在します。会場側から指定された「搬入開始」から「開場」までのわずかな時間で、すべてのディスプレイを完璧に仕上げなければなりません。ここで発生する物流の遅れは、イベント全体の成功を危うくします。
■ 現場マネージャーが知っておくべき「物流の備え」
・会場の搬入規則を事前に把握する： 会場によっては、特定の配送業者しか入れない、あるいは車両の高さ制限がある場合があります。
・特急配送の「待機」戦略： イベント期間中は、会場近くに拠点を置く特急配達パートナーを事前に手配しておきましょう。トラブルが起きた瞬間、即座に動ける体制こそが現場の安定を創ります。
「東京の倉庫にある展示パネルを、明日の朝一番に大阪の会場へ届けたい」。そんな無理難題を解決できるのは、全国対応の特急配達サービスだけです。会場までの直行便チャーターを利用すれば、他の荷物と仕分けられる心配はなく、確実に、最短ルートで届けることが可能です。
展示会現場へ、パンフレットなどの物品と「運営マニュアル」等の書類を一緒に送りたいというケースがあるかと思いますが、ここには注意が必要です。
法律上、書類（信書）を一般の配送業者で運ぶことは禁止されています。イベント運営をスムーズに行うためには、**「マニュアルはクラウドで共有し、搬入物は物品だけにする」**ことが、トラブルを回避する最も賢明な方法です。
イベントの成功には、確実な物流が必要です。RioNet（リオネット）は、展示会や各種イベントの現場に数多くの資材を届けてきた実績があります。
私たちのバイク便・軽貨物チャーター便は、会場の搬入ゲートまで直接お届けします。また、全国各地のネットワークを駆使して、東京・大阪・名古屋といった主要都市間の資材移動を最短で行います。「開場に間に合わない」という焦りから開放され、お客様には最高の展示を行っていただくこと。それがRioNetの役割です。
イベントは、事前の準備が8割と言われます。物流という「移動」に関わる準備さえ整っていれば、現場のスタッフは安心して本番に臨むことができます。
「この資材がなければ始まらない」という時、いつでも私たちRioNetを思い出してください。全国の展示会場を繋ぐ確実な物流で、あなたのイベントを大成功へと導きます。